Guide pour l'organisation d'une classe découverte
Qu'est-ce qu'un voyage scolaire ?
Le thème du voyage scolaire englobe l'organisation d'excursions pendant le temps scolaire, gérées par un ou plusieurs enseignants et incluant au moins une nuitée. Sa durée peut s'étendre jusqu'à cinq jours pendant le temps scolaire, ou bien être planifiée en dehors de celui-ci, intégrant éventuellement des périodes extra-scolaires telles que les week-ends. Ces voyages peuvent se dérouler en France ou à l'étranger.
Contrairement aux sorties d'une journée, qui font souvent partie intégrante des programmes scolaires, le voyage scolaire n'est pas obligatoire. Il naît du choix d'un enseignant ou d'une équipe éducative et requiert toujours l'accord des parents ou des responsables légaux.
Un projet de voyage scolaire doit avoir un objectif pédagogique clair et concerner un groupe homogène d'élèves, qu'il s'agisse d'une classe de niveau, d'un groupe suivant une option spécifique ou travaillant sur un projet commun. En France, bien que l'enseignement soit généralement gratuit, une participation financière peut être demandée aux parents, avec pour condition qu'elle ne soit pas discriminatoire selon les capacités financières des familles.
L'enseignant ou l'équipe organisatrice assume la responsabilité principale du voyage, mais l'autorisation administrative de départ est accordée par l'Inspection Académique dans le premier degré et par la direction de l'établissement, après délibération du Conseil d'Administration, dans le second degré. Ces démarches nécessitent un lancement précoce du projet au cours de l'année scolaire.
Les étapes pour préparer la classe découverte
1. Le projet pédagogique
Le Projet Pédagogique représente le dossier officiel du voyage scolaire. Il expose les motivations, les objectifs pédagogiques, les actions envisagées pour les atteindre, la méthode d'évaluation mise en œuvre, ainsi que l'organisation pratique du voyage. Il sert de référence à l'inspection pour évaluer la pertinence et l'intérêt pédagogique du projet de classe découverte pour les élèves. C'est sur ce document que s'appuiera l'autorité de donner son accord ou non. Il peut être aussi utilisé pour présenter en détail le séjour aux familles afin qu'elles inscrivent leurs enfants au voyage.
2. Choix du centre et des prestataires
Une fois la thématique choisie pour votre voyage scolaire, il est temps de chercher les centres d'accueils qui proposent ce type de séjour ou bien de vérifier si le prestataire qui encadre la thématique peut se déplacer sur le centre que vous souhaitez selectionner. Il faudra vérifier différents points comme la pension complète, la mise à disposition d'animateurs sur place ou pas pour la vie quotidienne, si le centre propose des solutions pour le transport ... En fonction de vos différents besoin, il pourra vous établir un devis pour l'ensemble des prestations proposées.
Si vous souhaitez partir avec des parents accompagnants plutôt que de faire appel aux animateurs sur place pensez à demander si le centre propose la gratuité pour les parents accompagnateurs. Concernant les prestataires, le prix de leur prestation pourra être incluse au devis du centre ou pas selon votre projet.
Avec ces éléments vous serez capable d'établir un budget prévisionnel du séjour.
3. Budget du séjour et financement
En fonction de votre groupe classe, vous pouvez maintenant établir le coût par enfant du séjour. Votre budget prévisionnel vous permettra de solliciter des subventions et aussi de voir si il faudra demander une participation aux familles. Vous pouvez consulter notre page financer votre classe découverte pour découvrir les différents moyens qui s'offre à vous pour boucler votre budget. Vous pouvez également consulter notre page quel est le budget d'une classe découverte ? pour savoir comment établir votre budget prévisionnel.
4. Informer les familles
L'adhésion des parents à un projet de voyage scolaire est facilitée lorsqu'ils sont impliqués dès le début et ont pu établir un lien de confiance avec l'équipe éducative. Communiquez-leur succinctement les grandes lignes du projet, notamment les dates, la destination, les objectifs, le coût estimatif par élève, etc. Dans un premier temps, un simple mail suffit, indiquant une fourchette de prix et sollicitant un accord de principe.
Dans un second temps, une fois le projet bien avancé, organisez une réunion d'information en présence de tous les parents. Cette réunion offre l'opportunité d'expliquer le programme et les objectifs du voyage, de confirmer les inscriptions, de rassurer les parents, et de leur fournir les dernières recommandations. C'est également le moment propice pour aborder les aspects réglementaires, l'organisation pratique, la fiche sanitaire de liaison, le trousseau des élèves, etc.
5. Obtenir l'accord de l'IEN
Le projet de classe découverte est soumis à la direction de l'école, qui valide son contenu. Ensuite, il est transmis à l'IEN de la circonscription, qui procède à la vérification des aspects pédagogiques. Enfin, le dossier est acheminé au directeur académique des services de l'éducation nationale (DASEN) du département d'origine qui, en cas de séjour hors du département, transmet ce dossier au DASEN du département d'accueil. C'est le DASEN qui est habilité à délivrer l'autorisation de départ. Le dossier doit être complet, comprenant le projet pédagogique, le budget, la liste des élèves, la liste des encadrants, etc... Il faut prévoir de remettre le dossier plusieurs semaines avant le séjour (entre 5 à 10 semaines) afin d'avoir le temps de transmettre des pièces complémentaires si elles sont manquantes. Dans tous les cas n'hésitez pas à vous rapprocher de votre IEN pour avoir toutes les informations les plus récentes sur les procédures à respecter. Vous pouvez consulter la fiche procédure d'autorisation des sorties et voyages scolaires dans le premier degré. Vous pouvez également consulter la rubrique sorties et voyages scolaires du site éduscol qui vise à informer et accompagner les professionnels de l'éducation. Vous y trouverez notamment un guide relatif à l'organisation des sorties et voyages scolaires.
Concernant les écoles privées, les autorisations de sortie relèvent de la compétence du chef d'établissement qui informe son autorité administrative via l'application en ligne "déclaration des déplacements scolaires". Le chef d'établissement aura notamment à sa charge la vérification des conditions d'accueil, d'encadrement et de transport.
6. Vérifier la situation des élèves avant le départ
Avant le départ, pensez à vérifier une dernière fois que chaque élève remplit toutes les conditions pour partir : participation financière réglée, fiche sanitaire de liaison transmises, attestation d'asurance responsabilité civile disponible, état de santé.
Vous êtes maintenant fin prêts à partir pour votre classe découverte !